2.8.9 Astuces pour administrer les finances de manière efficace et transparente

Description

Pour conclure sur le sujet de la gestion financière d’une VOPE, gardez ces conseils à l’esprit pour la gestion des finances de votre VOPE de façon efficace et transparente :

• Soyez réaliste dans votre budget et vos prévisions.

• Prêtez attention à la tenue des registres de l’organisation et développez un système de classement efficace et facile à utiliser.  Cela vous permettra d’exercer un  contrôle interne et sera essentiel dans la gestion des finances.  Si vous êtes en mesure d’avoir un accès rapide aux informations, cela vous permettra de connaître les décisions qui ont été prises sur les sujets financiers et autres et vous permettra de rencontrer avec efficacité les exigences légales.

• Développez, documentez et mettez en place un processus pour contrôler le budget chaque mois. Cela vous aidera à vous assurer que les opérations se déroulent comme prévu et vous donnera l’opportunité d’apporter des modifications plutôt et qu’elles soient moins coûteuses.

• Si vous prenez en charge des projets spéciaux et avez besoin de produire des rapports financiers spécifiques pour les donateurs, assurez-vous qu’il existe un calendrier préétabli pour la présentation d’un tel rapport et planifiez tous les paiements et les tâches comptables afin de respecter ce délai.

• Utilisez une prévision de trésorerie pour vous assurer qu’il y a suffisamment d’argent à la banque pour couvrir les dépenses tout au long de l’année. Si vous accueillez des projets spéciaux, assurez-vous que les donateurs s’engagent à payer à temps les débours importants ou prenez des dispositions financières. Dans le cas d’une conférence, il peut être nécessaire de payer une caution pour le lieu de la conférence ou autres biens avant que votre VOPE ne reçoive les frais d’inscription pour la conférence, et ce, même si votre VOPE est encore en négociation avec de potentiels donateurs pour appuyer la conférence.

• Envisagez de sous-traiter les aspects financiers à des experts de ce domaine.  Envisagez différentes options, par exemple certaines organisations sous-traitent seulement leur fonction de comptabilité et conservent les fonctions financières de niveau supérieur i.e. l’analyse, les rapports et la préparation du budget pour les membres du personnel. Il peut être rentable d’utiliser une source externe pour mettre en place des systèmes de gestion financière (par exemple la réception de paiements). Une fois que ces systèmes sont bien rodés, vous pouvez développer des capacités dans votre VOPE pour la gestion des opérations quotidiennes. 

• N’oubliez jamais que le contrôle financier le plus basique consiste en l’implication d’au moins deux personnes dans chaque transaction ou activité.

• Tous les contrôles financiers doivent êtres documentés par écrit et distribués dans toute l’organisation.

• Soyez professionnel. Gérez vos finances avec soin, prenez le temps de les gérer de façon régulière, tenez des registres et utilisez les informations financières pour planifier votre croissance future.