2.8.2 Mettre en place des politiques et des procédures financières

 Description

Cette section partage quelques idées sur les outils et exemples à utiliser quand vous définissez les politiques et procédures financières d’une VOPE.

« Tous les systèmes de gestion financière repose sur une série de politiques et procédures financières qui guident les opérations et définissent la manière dont votre organisation utilise et gère son argent. Un manuel de procédures financières rassemble tout cela dans un seul document. Il permet de mettre en place des contrôles financiers au sein de l'organisation qui garantissent l'exactitude, la rapidité et l'exhaustivité des données financières. Le manuel est en général utilisé par le personnel financier, mais peut aussi servir de référence pour les membres du Conseil et autres employés. » (Source : Instructions du Manuel de Gestion Financière, 2011, Groupe Management STRATAGEMS.  Consulté le 20 mai 2014 à 21h31 sur http://www.orgwise.ca/sites/osi.ocasi.org.stage/files/resources).

Une bonne politique financière doit être facile à comprendre, flexible, développée en faisant participer les employés et les autres parties prenantes, ainsi que facile à mettre en place et à gérer.  Il est impératif pour une VOPE d’appliquer une gestion financière saine de la manière la plus efficace possible, étant donné que les VOPE de disposent pas du personnel nécessaire pour maintenir et travailler avec des systèmes financières compliqués. 

L’outil Orgwise (http://www.orgwise.ca/sites/osi.ocasi.org.stage/files/resources/Financial%20Management%20Manual%20V.%20FINAL.pdf) recommande que vos politiques abordent les aspects suivants et que ceux-ci soient documentés dans votre manuel de gestion financière :

·         Responsabilités financières des membres du Conseil ;

·         Contrôles des dépenses : qui peut dépenser quoi et avec quelle autorité ;

·         Contrôles des revenus ;

·         Contrôles de la comptabilité financière : par exemple, qui enregistre et encaisse les chèques reçus ;

·         Contrôle budgétaire : qui peut dépenser combien et pour quoi et quelles dépenses nécessitent une autorisation spéciale ;

·         Contrôles des ressources humaines : qui peut recruter et pour quels postes, quelles autorisations sont nécessaires et qui autorise les changements d’échelons et d’échelles ;

·         Contrôles des biens matériels : par exemple, qui peut autoriser la vente, l’achat et la location des bâtiments et équipements.

Des rubriques supplémentaires qui pourront nécessiter d’être abordées dans la politique financière incluent une politique de cadeaux, de remboursement pour les dépenses des employés et du Conseil, les rôles et responsabilités du Comité de finance et d’audit, ainsi que des politiques et procédures sur la préparation, la publication et la distribution des rapports financiers et des déclarations d’impôts (c’est-à-dire les rapports financiers).  Étant donné que les membres du Conseil d’une VOPE sont généralement des employés non permanents et changent souvent, vous aurez également besoin de vous assurer que les nouveaux membres du Conseil soient mis au courant des politiques et procédures, et qu’il existe un engagement de la part des anciens membres pour s’assurer que les connaissances soient transmises entre les membres du Conseil.