2.8 Gérer les finances

Généralités

Il est impératif de gérer les finances d’une VOPE de manière transparente et responsable. Cette section couvre une partie des problèmes de gestion financière que les VOPE peuvent avoir besoin de résoudre.

Selon le «Business Dictionary» (http://www.businessdictionary.com/definition/financial-management.html#ixzz32Fl435yz), la gestion financière est définie comme la planification, la direction, le suivi, l’organisation et le contrôle des ressources financières d’une organisation.   L’argent ou les fonds confiés à votre VOPE doivent être gérer de façon à soutenir efficacement et effectivement les objectifs de la VOPE.  La fonction de gestion financière est spécialisée et est en général à la charge du trésorier de votre VOPE avec l’assistance d’un comptable ou commis-comptable et d’un auditeur. 

Les sujets suivants sur la gestion financière sont abordés dans cette section : 

  • 2.8.1. Enregistrer la VOPE à la Direction générale des impôts
  • 2.8.2 Mettre en place des politiques et des procédures financières
  • 2.8.3. Développer un budget pour la VOPE
  • 2.8.4. Gérer la comptabilité et l’audit pour la VOPE
  • 2.8.5. Produire des rapports financiers pour les donateurs et autres personnes intéressées
  • 2.8.6. Recevoir des paiements
  • 2.8.7. Gérer les droits d’adhésion des membres
  • 2.8.8. Achats
  • 2.8.9. Astuces pour administrer les finances de manière efficace et transparente

Les VOPE peuvent avoir besoin de s’enregistrer comme une corporation ou une organisation à but non lucratif auprès des services fiscaux ou des autorités nationales compétentes. Habituellement, une organisation à but non lucratif ne paye pas d’impôts sur le revenu ou les bénéfices, même s’il peut y avoir certaines exceptions.

Un budget est tout simplement une estimation des revenus et des dépenses pour une période de temps donnée. Le document financier est utilisé pour prévoir les revenus et dépenses futures et fournir une estimation sur la capacité de la VOPE de continuer ou non à fonctionner avec les revenus et les dépenses prévues.

De nombreuses VOPE choisissent de conserver à l’interne certaines tâches de gestion mais de confier les services de comptabilité et d’audit à des spécialistes externes. La gestion des fournisseurs de service de comptabilité et d’audit sera plus efficace si les attentes de votre VOPE sont bien définies et communiquées avant d’engager des fournisseurs de service spécifiques. Cela peut être réalisé en documentant les rôles, les responsabilités et la structure des Comités de finance et d’audit. Ceci doit être inclus dans les politiques et procédures de gestion fiscales de la VOPE.

«Les états financiers (ou rapports financiers) sont un enregistrement officiel des activités d’un entreprise, d’une personne ou de toute autre entité. Le manuel des politiques et des procédures financières de votre organisation précisera quand et comment le rapport financier doit être publié et présenté aux parties prenantes. Les informations financières pertinentes y sont présentées de façon structurée et dans une forme facile à comprendre. Elles comprennent en général les états financiers, accompagnés d’une discussion et d’une analyse de la gestion.» Selon les lois légales pertinentes, les états financiers peuvent avoir besoin d’être vérifiés avant d’être présentés aux parties prenantes.

La VOPE doit fournir des options fiables et conviviales aux membres pour le paiement des droits d’adhésion et pour les événements et les services spéciaux comme les conférences. Les paiements peuvent être encaissés en espèces, par virement bancaire, par transferts de fonds électroniques, par carte de crédit ou de débit ou par des sites de paiement électronique comme PayPal.

Une fois que votre VOPE a reçu des frais d’adhésion, il est essentiel que le paiement soit indiqué dans le compte du membre correspondant et de s’assurer que le membre soit identifié comme membre actif et obtienne l’accès à tous les avantages dont bénéficient les membres. Les détails de transaction du paiement, comme la date de paiement et le montant, doivent être conservés dans votre base de données afin de s’assurer que le renouvellement de l’adhésion du membre soit créé lors de l’expiration de l’adhésion.

Le processus d’approvisionnement implique de gérer diverses activités, dont la commande, la réception, l’examen et l’approbation des articles des fournisseurs, l’endossement des paiements des fournisseurs et la gestion de ces fournisseurs dans le cadre de leur contrat. Bien que les relations avec les fournisseurs puissent être moins importantes pour une VOPE, les procédures d’approvisionnement doivent spécifier comment gérer ces relations, pour s'assurer d'un niveau de service élevé. Il est conseillé de développer et de rationaliser les procédures et les politiques d’achat dans le document des politiques et procédures de gestion financière de la VOPE.

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