2.8 Gérer les finances

Les VOPE peuvent avoir besoin de s’enregistrer comme une corporation ou une organisation à but non lucratif auprès des services fiscaux ou des autorités nationales compétentes. Habituellement, une organisation à but non lucratif ne paye pas d’impôts sur le revenu ou les bénéfices, même s’il peut y avoir certaines exceptions.

De nombreuses VOPE choisissent de conserver à l’interne certaines tâches de gestion mais de confier les services de comptabilité et d’audit à des spécialistes externes. La gestion des fournisseurs de service de comptabilité et d’audit sera plus efficace si les attentes de votre VOPE sont bien définies et communiquées avant d’engager des fournisseurs de service spécifiques. Cela peut être réalisé en documentant les rôles, les responsabilités et la structure des Comités de finance et d’audit. Ceci doit être inclus dans les politiques et procédures de gestion fiscales de la VOPE.

La VOPE doit fournir des options fiables et conviviales aux membres pour le paiement des droits d’adhésion et pour les événements et les services spéciaux comme les conférences. Les paiements peuvent être encaissés en espèces, par virement bancaire, par transferts de fonds électroniques, par carte de crédit ou de débit ou par des sites de paiement électronique comme PayPal.

Le processus d’approvisionnement implique de gérer diverses activités, dont la commande, la réception, l’examen et l’approbation des articles des fournisseurs, l’endossement des paiements des fournisseurs et la gestion de ces fournisseurs dans le cadre de leur contrat. Bien que les relations avec les fournisseurs puissent être moins importantes pour une VOPE, les procédures d’approvisionnement doivent spécifier comment gérer ces relations, pour s'assurer d'un niveau de service élevé. Il est conseillé de développer et de rationaliser les procédures et les politiques d’achat dans le document des politiques et procédures de gestion financière de la VOPE.