2.6 Administrer les membres de manière efficace

 Description

Il est capital pour une VOPE de s’assurer qu’elle implique et informe activement ses membres.  Le premier aspect à examiner est l’énoncé de la politique d’adhésion (voir 1.6. - Politique d’adhésion).Une fois cet aspect clairement défini, la gestion du système d’administration des adhésions peut être planifiée et mise en place.  Cette section fournit quelques aperçus des aspects administratifs du système d’administration de l’adhésion de la VOPE et des suggestions de logiciels et d’exemples pour les passer en revue.

De nombreuses VOPE existantes comptent plus d’un type de membre et différencient les frais (le cas échéant) et les avantages de l’inscription selon le type d’adhésion.   Une fois que les décisions sur les types de membres, leurs frais et leurs avantages sont prises et documentées dans un énoncé de la politique d’adhésion (lien ici vers la section sur la politique d’adhésion), les autres aspects de la gestion des adhésions qui peuvent susciter de l’intérêt sont les suivants :

• la planification et la configuration d’un système de candidature/d’enregistrement des membres et sa mise en place; et
• le développement de procédures opérationnelles d’adhésion quotidiennes (politiques d’exploitation standards) pour tenir et mettre à jour les données des membres.

Le reste de cette section se concentrera sur le système de gestion des adhésions.  Les réseaux informels des VOPE peuvent simplement demander que les membres soient ajoutés  à une liste d’envoi électronique et que la seule mesure administrative nécessaire soit de vérifier occasionnellement que toutes les adresses mail invalides soient retirées. Les prestataires de service tels que Yahoo, Google et Facebook (parmi d’autres) fournissent des listservs ou des options de gestion de groupes automatisés, que les utilisateurs peuvent rejoindre et quitter quand ils le souhaitent, sans grande intervention d’un administrateur.

Les VOPE plus formelles exigent des membres qu’ils fournissent quelques informations de base sur eux-mêmes et paient  un droit d’adhésion pour devenir membre. Il est possible de gérer un système d’adhésions en n’utilisant que des formulaires papier, un tableur Excel et un carnet de reçus, mais cela représente beaucoup d’heures de travail méticuleux et comporte le risque que des erreurs s’y glissent. Une meilleure alternative serait de mettre en place un système automatisé qui gère une base de données en ligne capable d’exécuter automatiquement les tâches ordinaires comme émettre des factures, envoyer des relances etc. Vous aurez tout de même besoin d’une personne pour gérer le système, mais le niveau d’effort sera moindre et il est probable que les membres potentiels ne seront pas démunis  s’ils ne peuvent joindre la bonne personne au bon moment. Une fois qu’un membre a complété le formulaire de candidature, les informations devraient être placées dans un répertoire central afin qu’elles soient disponibles si on vous pose des questions sur l’adhésion. Encore une fois, les systèmes en ligne rendent le regroupement d’informations dans une base de données centrale très facile.

D’autres avantages d’avoir un système de candidature et d’administration des adhésions en ligne sont que les informations généralement requises par les membres (par exemple, comment devenir un membre, le coût de l’adhésion, les avantages à devenir membre) peuvent être partagées au même moment. Si votre VOPE possède un site Internet, pensez à ajouter un module avec un formulaire d’adhésion en ligne. N’oubliez pas de prévoir différents types d’adhésion dans le formulaire de candidature et de fournir les instructions et les détails sur le paiement des frais d’adhésion. Si vous configurez votre formulaire sur un modèle pré-établi, cela incitera les membres potentiels à corriger les champs d’informations manquants ou incorrects avant de le soumettre.

Pour les bases de données de gestion des adhésions, une VOPE a le choix en général entre trois options :

• Utiliser des formulaires papier ou acheminés par courriel et avoir quelqu’un qui les saisit dans un fichier (par exemple Microsoft Excel) ou une base de donnée (par exemple Microsoft Access) séparés.  Cela est souvent utilisé comme point de départ mais la gestion continue des informations des membres peut devenir très lourde.
• Les bases de données et systèmes universels de gestion des adhésions. Cela peut aller d’un outil aussi simple que le service gratuit Google Forms, à un service personnalisé de gestion des adhésions applicable à n’importe quelle organisation avec adhésion (des exemples sont disponibles à des coûts variés et sont répertoriés dans la section outils).
• Un système d’adhésion fait sur mesure pour votre VOPE  et intégré à votre site Internet auquel un système de paiement peut éventuellement s’ajouter (un exemple d’un système de ce type est fourni).

Gardez à l’esprit que, si vous optez pour un service gratuit ou à bas prix, vous êtes susceptibles de passer plus de temps à gérer le système d’adhésion - le coût total du fonctionnement du système n’est donc pas nécessairement évident dès le départ. Dans certains cas, il est avantageux de payer pour un système plus cher et d’investir du temps pour le configurer selon vos besoins car il vous fera gagner du temps et de l’argent à long terme tout en prévenant des pertes potentielles de membres.  En particulier, si votre organisation s’appuie sur des bénévoles pour effectuer le travail de la VOPE, vous souhaiterez posséder un système de gestion des adhésions aussi automatisé que possible. 

Un système d’adhésion avec toutes les spécificités vous permettra de :

• ajouter un nouveau membre ou plusieurs membres de la même organisation (les informations à conserver sont : les informations  personnelles, le type d’adhésion, les frais d’inscription et la date d’inscription);  
• conserver les informations sur les frais d’inscription reçus et les dates de transactions;
• mettre à jour les détails d’un membre actif (par exemple, modifier l’adresse courriel);
• informer les membres de leur statut : actif/non-actif/expire prochainement;
• désactiver les membres quand leur adhésion a expiré ou à leur demande;
• fournir des reçus et des factures automatisés  et
• fournir des rapports d’inscriptions, pour être examinés par la personne responsables des inscriptions.

Quel que soit le système choisi, gardez à l’esprit que vous aurez quand même besoin d’un processus de gestion des informations.  Des procédures opérationnelles standards pour le maintien de la base de données des adhésions doivent être développées. Elles doivent stipuler clairement les tâches, les processus, les rôles et les responsabilités.  Si vous avez recours à du personnel bénévole ou à temps partiel pour gérer votre système, il est impératif que les étapes de la gestion du système soient clairement documentées puisque le roulement de personnel est probable.