2.1 Dresser des rapports annuels

  Description

Cette section fournit quelques idées pour dresser le rapport annuel de votre VOPE, et quelques exemples et listes de contrôle à garder à l’esprit.

Un rapport annuel est un rapport complet sur les activités d’une organisation pendant l’année précédente. Les rapports annuels sont destinés à donner aux actionnaires et aux autres personnes intéressées des informations sur les activités et la performance financière de l’organisation. Ils peuvent aussi servir à partager les plans et les secteurs d’intervention pour l’année à venir, ou à mettre à jour la vision de l’organisation, tel qu’il ressort des plans de l’organisation.

Pour une VOPE, un rapport annuel est utile pour communiquer des informations importantes aux membres et donateurs de la VOPE, et est une indication de bonne gouvernance. Le rapport crée également pour une VOPE l’opportunité de communiquer ses réussites, partager ses défis et assurer que l’administration de la VOPE reste concentrée sur les objectifs de l’organisation.  C’est une bonne idée de distribuer ou de présenter au moins le rapport financier annuel à l’Assemblée Générale Annuelle, et de le publier sur le site internet de la VOPE. Des règles, réglementations et législations spécifiques des rapports annuels peuvent s’appliquer dans votre pays, assurez-vous donc que vous les connaissez et que vous les appliquez.

Quelques considérations importantes :

o   Avant d’étudier les thèmes, modèles, formats de sortie etc., planifiez soigneusement les informations qui doivent figurer dans le rapport. 

o   Un rapport annuel devrait se concentrer sur les réalisations plutôt que sur les activités.  Le rapport annuel n’est pas une description des activités mais doit plutôt résumer ce qui a été accompli.

o   Le volet financier du rapport doit être instructif et facile à lire.  Dans la plupart des cas, quelques graphiques et une copie du bilan sont suffisants.   Vous pouvez inclure des informations sur les sources de revenus de votre organisation et l’attribution des fonds à des programmes / événements ou une administration spécifiques. 

o   De nombreuses organisations saisissent l’opportunité d’appeler leurs membres à l’action et à la mobilisation, en incluant une demande d’aide. 

o   Le rapport annuel doit être facile à lire, facile à visionner (envisagez une version en .pdf, une version en ligne, une présentation ou un résumé séparé), facile à comprendre (particulièrement en ce qui concerne les chiffres, fournissez assez d’informations pour garder le lecteur impliqué, mais ne le submergez pas avec des quantités énormes de données et des graphiques compliqués) et inclure des supports visuels (photos, diagrammes etc.).

o   Il pourrait être utile d’organiser votre rapport autour d’un thème qui correspond au but de votre organisation pour cette année spécifique.   

Qu’est-ce qui doit être inclus dans le rapport annuel ?

Le site internet KnowHowNonProfit (http://knowhownonprofit.org/campaigns/communications/effective-communica...) fournit un guide par étapes des éléments clés à inclure dans les différentes sections du rapport. Ces étapes sont adaptées et résumées ci-dessous :

  • Introduction et résumé

Commencez le rapport avec une introduction du président du conseil d’administration ou de l’organisation.  Elle doit être ses réflexions personnelles sur les activités de l’année, en mettant en avant les principaux succès et certains des plans de l’année à venir.

  • Objectifs

Incluez les objectifs ou buts de l’organisation.  Fournissez des informations sur ce que fait l’organisation et pourquoi elle le fait.  Ce devrait être une section relativement courte et étroitement harmonisée avec le plan /stratégique / de développement.  Incluez aussi bien les objectifs à long terme de la VOPE que ceux à court terme.

  • Réalisations

Fournissez aux lecteurs des informations sur les réalisations clés de la VOPE durant l’année, mesurées par rapport aux objectifs définis pour l’organisation.

  • Incidence et optimisation

Démontrer l’impact et la valeur des services de votre VOPE est crucial. C’est cette partie du rapport annuel qui peut vraiment distinguer votre organisation et vous aider à démontrer aux investisseurs et sympathisants (actifs ou potentiels) la valeur du travail effectué par la VOPE.  Toutefois, il est important que les affirmations soient démontrées par des preuves et qu’une évaluation reflète tout engagement pris dans les plans de l’organisation, des documents fondateurs etc. Une VOPE, qui veut fournir des services à ceux intéressés par l’évaluation professionnelle, peut saisir l’opportunité de confectionner une évaluation et un rapport efficaces sur l’organisation.

  • Bénévoles (si concerné)

De nombreuses VOPE comptent sur les bénévoles pour gérer leurs services et aider à collecter des fonds.  Incluez des informations sur leur rôle et leurs réussites.

  •  Ambition et stratégies à long terme

Dans cette section sont abordées les questions suivantes : Comment les activités et les succès de cette année fournissent un tremplin pour les plans futurs ? Quels sont les défis à venir et comment seront-ils surmontés ? Quelles opportunités seront au rendez-vous dans l’année qui vient ? Cette  dernière section doit être ambitieuse et avant-gardiste, mais doit demeurer réaliste.

  •  Informations statutaires

En règle générale, il est préférable de laisser les informations statutaires (telles que requises par la législation de votre pays) aux dernières pages, sauf si vous trouvez un moyen de les inclure de façon à mieux communiquer les messages de votre rapport annuel.  Quand vous présentez les informations, utilisez des graphiques, des schémas d’informations et des diagrammes faciles à interpréter, quand cela est possible.


 

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