2. Institutionnaliser une VOPE


La section 2 contient des informations pertinentes pour la gestion de la partie «affaires» de la VOPE et comment l’institutionnaliser. Les sujets traités dans cette section inclus:

Cette section fournit quelques idées pour dresser le rapport annuel de votre VOPE, et quelques exemples et listes de contrôle à garder à l’esprit.
Un rapport annuel est un rapport complet sur les activités d’une organisation pendant l’année précédente. Les rapports annuels sont destinés à donner aux actionnaires et aux autres personnes intéressées des informations sur les activités et la performance financière de l’organisation. Ils peuvent aussi servir à partager les plans et les secteurs d’intervention pour l’année à venir, ou à mettre à jour la vision de l’organisation, tel qu’il ressort des plans de l’organisation.

Configurer un listserv (gestionnaire de liste de diffusion) est une des conditions de création les plus faciles et rentables (entendez gratuite). Les listes de diffusion sont populaires car les membres des VOPE ont accès et passent l’information par courriels, un moyen avec lequel la plupart des gens sont à l’aise. L’inconvénient d’un gestionnaire de liste de diffusion est que vous ne pouvez pas toujours chercher facilement les informations (cela revient à chercher parmi une tonne de courriels).

Dans bien des cas, le site internet d’une VOPE est son produit phare. C’est en général une bonne idée de commencer avec une page qui répond à vos besoins de base et d’ajouter ensuite des modules additionnels au site alors que votre VOPE mûrit et gagne des ressources supplémentaires.

Les médias sociaux sont un excellent moyen, et très rentable, de diffuser votre contenu et de créer une visibilité accrue de votre VOPE. Il existe plusieurs types de médias sociaux parmi lesquels vous pouvez choisir. Parmi eux, on trouve les blogs (par exemple, WordPress), les «micro-blogues» (par exemple, Twitter et Weibo), les réseaux sociaux (notamment Facebook, Google+ et LinkedIn), les sites de partage de médias/photos (par exemple, Youtube, Flickr, Pinterest, Instagram), d’actualités sociales (par exemple, Redit, Digg et Leakernet), les applications mobiles (par exemple WhatsApp), les Wikis (Wikipédia, Wikia), les banques de documents (par exemple, Scribd, Doocu), les magazines en ligne (par exemple, Paper.li, Issuu, Flipboard, Rebelmouse) et les sites de signets (par exemple, StumbleUpon, Delicious).

Cette section vous aidera à réfléchir à certaines questions de gestion des ressources humaines dont doivent généralement s’occuper les VOPE, qu’elles reposent sur le bénévolat exclusivement ou sur une combinaison d’employés et de bénévoles. Des ressources sur la façon de recruter des dirigeants pour VOPE et de rassembler les descriptions de poste sont référencées dans les sources.

De nombreuses VOPE existantes comptent plus d’un type de membre et différencient les frais (le cas échéant) et les avantages de l’inscription selon le type d’adhésion.

Cette section fournit des idées sur comment une VOPE peut mener le processus de mise en candidature, de votation et de nomination des membres de son conseil d’administration (Conseil), en plus de quelques suggestions concernant les logiciels qui pourraient être utilisés dans ce processus ainsi que des exemples de comment certaines VOPE ont procédé dans le passé.

Il est impératif de gérer les finances d’une VOPE de manière transparente et responsable. Cette section couvre une partie des problèmes de gestion financière que les VOPE peuvent avoir besoin de résoudre.

Les VOPE peuvent avoir besoin de s’enregistrer comme une corporation ou une organisation à but non lucratif auprès des services fiscaux ou des autorités nationales compétentes. Habituellement, une organisation à but non lucratif ne paye pas d’impôts sur le revenu ou les bénéfices, même s’il peut y avoir certaines exceptions.

Un budget est tout simplement une estimation des revenus et des dépenses pour une période de temps donnée. Le document financier est utilisé pour prévoir les revenus et dépenses futures et fournir une estimation sur la capacité de la VOPE de continuer ou non à fonctionner avec les revenus et les dépenses prévues.

De nombreuses VOPE choisissent de conserver à l’interne certaines tâches de gestion mais de confier les services de comptabilité et d’audit à des spécialistes externes. La gestion des fournisseurs de service de comptabilité et d’audit sera plus efficace si les attentes de votre VOPE sont bien définies et communiquées avant d’engager des fournisseurs de service spécifiques. Cela peut être réalisé en documentant les rôles, les responsabilités et la structure des Comités de finance et d’audit. Ceci doit être inclus dans les politiques et procédures de gestion fiscales de la VOPE.

«Les états financiers (ou rapports financiers) sont un enregistrement officiel des activités d’un entreprise, d’une personne ou de toute autre entité. Le manuel des politiques et des procédures financières de votre organisation précisera quand et comment le rapport financier doit être publié et présenté aux parties prenantes. Les informations financières pertinentes y sont présentées de façon structurée et dans une forme facile à comprendre. Elles comprennent en général les états financiers, accompagnés d’une discussion et d’une analyse de la gestion.» Selon les lois légales pertinentes, les états financiers peuvent avoir besoin d’être vérifiés avant d’être présentés aux parties prenantes.

La VOPE doit fournir des options fiables et conviviales aux membres pour le paiement des droits d’adhésion et pour les événements et les services spéciaux comme les conférences. Les paiements peuvent être encaissés en espèces, par virement bancaire, par transferts de fonds électroniques, par carte de crédit ou de débit ou par des sites de paiement électronique comme PayPal.

Une fois que votre VOPE a reçu des frais d’adhésion, il est essentiel que le paiement soit indiqué dans le compte du membre correspondant et de s’assurer que le membre soit identifié comme membre actif et obtienne l’accès à tous les avantages dont bénéficient les membres. Les détails de transaction du paiement, comme la date de paiement et le montant, doivent être conservés dans votre base de données afin de s’assurer que le renouvellement de l’adhésion du membre soit créé lors de l’expiration de l’adhésion.

Le processus d’approvisionnement implique de gérer diverses activités, dont la commande, la réception, l’examen et l’approbation des articles des fournisseurs, l’endossement des paiements des fournisseurs et la gestion de ces fournisseurs dans le cadre de leur contrat. Bien que les relations avec les fournisseurs puissent être moins importantes pour une VOPE, les procédures d’approvisionnement doivent spécifier comment gérer ces relations, pour s'assurer d'un niveau de service élevé. Il est conseillé de développer et de rationaliser les procédures et les politiques d’achat dans le document des politiques et procédures de gestion financière de la VOPE.

Ajouter un commentaire

Plain text

  • Aucune balise HTML autorisée.
  • Les adresses de pages web et de courriels sont transformées en liens automatiquement.
  • Les lignes et les paragraphes vont à la ligne automatiquement.
CAPTCHA
This question is for testing whether or not you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.

Tweets par VOPE