1.5 Enregistrer une entité juridique

 Description

Cette section vous aidera à définir certaines étapes préliminaires que vous devez compléter pour enregistrer votre VOPE en tant qu’entité juridique.

Une fois que vous avez décidé de formaliser votre organisation, vous pourrez avoir besoin de l’enregistrer en tant qu’entité juridique. Selon le pays, l’État ou la province auprès duquel ou de laquelle vous choisissez d’enregistrer votre VOPE, il peut exister des différents types d’organisation que vous pouvez choisir ; chaque type d’organisation est généralement associé à des conditions légales, comptables et fiscales spécifiques. Quelles structures permettent une plus grande flexibilité, tout en conférant un statut juridique suffisant à la gestion d'un compte bancaire séparé et permettre aux donateurs et membres d'être rassurés sur la gestion des ressources?

Quelles sont les structures à considérer qui permettent la plus grande flexibilité, en conférant aussi un statut juridique suffisant pour gérer un compte bancaire séparé, et rassurent les esprits des donateurs et des membres sur la gouvernance des ressources?

Il serait sage de consulter un professionnel compétent avec une expertise en droit et/ou en comptabilité financière, quand vous déciderez de la forme juridique appropriée.  Dans certains cas, vous pourrez être en mesure de recevoir de tels services à un taux réduit si vous faites appel aux réseaux de bénévoles dont vous disposez et à de potentiels organismes donateurs. 

Si votre VOPE débute, il peut être logique d’associer des membres actifs de votre équipe initiale de travail en tant que responsables / directeurs comptables. Vous procéderiez ensuite à une élection afin d’élire des membres remplaçants après qu’un certain temps se soit écoulé. Une élection devrait avoir lieu pendant les deux premières années.

Le Conseil des Affiliés Locaux de l’AEA (2006) et Barbara Rosenstein (2013) suggèrent que certaines étapes à compléter incluent:

• Vérifier  l'intérêt et l'engagement de la part de la communauté de l'évaluation (par téléphone, e-mail, réunions).
• Prendre contact avec des organismes de soutien existants (comme l'OICE, autres VOPE régionales, les organisations qui pourraient bénéficier de l'évaluation – par exemple les gouvernements, les bureaux de l'ONU).
• Identifier et regrouper  lesévaluateurs locaux lors d’une réunion de lancement et de réunions à venir
• Identifier l’organisation initiale :
• choisissez un nom ;
• définissez une zone géographique ;
• rédigez une déclaration de mission ou de vision ;
• identifiez un responsable et un point de contact (qui peuvent être des groupes de travail et un comité exécutif) ;
• établissez une liste des membres ;
• décrivez les activités passées et à venir (une bonne première activité peut être une conférence d’inauguration ou un atelier) ;
• décidez quel est le statut organisationnel minimum dont vous avez besoin (la VOPE peut au début faire partie d’une autre institution) ; et
• organisez des procédures financières, à travers une organisation existante ou avec un compte bancaire séparé.
• Solliciter un appui financier

Vous devez vous assurer que votre VOPE suscite un intérêt suffisant pour soutenir une organisation durable avant de l’enregistrer en tant qu’entité juridique.