1.4 Rédiger des constitutions, des documents fondateurs et des statuts

 Description

Cette section fournit quelques idées sur la formalisation du fonctionnement de base de votre VOPE en une constitution, en documents fondateurs ou en un ensemble de statuts. Certains outils, conseils et exemples sont inclus parmi les sources.

Dans le cadre du processus de création, votre organisation peut avoir besoin de mettre par écrit quelques règles de base de fonctionnement.  C’est une bonne idée, que vous choisissiez ou non de devenir une entité juridique à part entière en incorporant votre VOPE. Les principales règles de base de fonctionnement sont généralement incluses dans une constitution, des documents fondateurs ou des statuts. Si votre organisation a l’intention de s’enregistrer en tant qu’entité juridique, la constitution, les documents fondateurs ou les statuts deviennent en règle générale la base juridique de fonctionnement, il peut donc être nécessaire de vérifier que votre document fondateur est en accord avec la législation de votre contexte et/ou pays. 

Selon les conditions légales applicables dans votre pays, État ou province, et le type d’organisation choisie (c’est-à-dire, à but non lucratif versus  entreprise), vous pouvez avoir besoin d’écrire une constitution, des statuts, des articles et des mémorandums d’association, ou autre document fondateur qui forment la base légale et/ou opérationnelle de votre organisation. Il est possible de chercher des modèles de constitution et de statuts, disponibles pour les organisations en cours d’enregistrement, comme les organisations non gouvernementales ou à but non lucratif dans votre pays. Vous pouvez consulter un professionnel juridique pour obtenir des conseils avant de finaliser votre constitution/vos statuts.  L’avocat sera en mesure de rédiger une version préliminaire de vos statuts s’il n’existe pas de modèle disponible.  Une mise en garde : assurez-vous que la langue n'est pas trop compliquée.

Si votre VOPE a l'intention de travailler dans différents pays, il peut s’avérer plus complexe de s'assurer que votre constitution et/ou vos statuts respectent toutes les conditions légales. En outre, tenez compte du fait que, si vous déplacez le siège social de votre VOPE d'une juridiction à l'autre, des conditions légales différentes peuvent s'appliquer, et vous devrez peut-être réécrire votre constitution / vos statuts.  L’approche la plus simple est de s’enregistrer ou de se constituer en corporation dans un pays, tout en vous assurant que vos activités sont en accord avec tous les pays dans lesquels vous opérez.

Au lieu d’inclure tous les processus et conditions de l’organisation dans la version préliminaire de la constitution ou des statuts, il peut être possible de rédiger un document très basique qui prévoit d’ajouter des politiques et procédures supplémentaires, qui définissent les règles pour d’autres aspects du fonctionnement de l’organisation. Par exemple, il peut être possible de créer une politique qui définit la base pour ajouter, une fois que votre organisation est prête, des «chapitres» ou «sous-groupes» thématiques  de vos effectifs locaux .  Ceci est souhaitable car le processus pour modifier des politiques est généralement plus simple que celui pour modifier des constitutions et des statuts.

Une constitution pour une VOPE contient généralement :

• un énoncé des objectifs, de la mission et une vision ;
• une explication stipulant quelles personnes ont le droit de devenir membres (vous pouvez penser à élargir votre attention au-delà des évaluateurs, afin d’inclure ceux qui utilisent et commissionnent l’évaluation);
• une explication des différents types de catégories d’effectifs, et sur les droits et responsabilités des membres ;
• une explication stipulant comment la direction et la structure de la gouvernance fonctionnent, qui est éligible au vote, à la nomination et à l’élection aux postes de direction, et combien de temps ces personnes sont autorisées à tenir ce rôle ;
• une indication stipulant comment les ressources financières seront régies ; et
• une indication stipulant comment l’organisation essayera d’être transparente vis-à-vis de ses membres, par exemple avec une AGA.