En esta sección se comparten ideas sobre la forma en la que una VOPE puede llevar a cabo el proceso de candidatura, votación y nombramiento a los miembros de la Junta, con algunas recomendaciones relacionadas con el software que se podrían usar, además de compartir ejemplos de cómo han hecho esto algunas VOPE anteriormente.
Una VOPE normalmente está dirigida por una Junta seleccionada por los socios de la VOPE compuesta de personas propuestas en la organización. Habitualmente, la constitución de una VOPE contiene una explicación de cómo funciona la estructura de liderazgo y gobernanza. Normalmente, describe criterios de elegibilidad para la afiliación a la Junta y procedimientos para proponer, votar y elegir personas para estos puestos, además de la duración del mandato en cada puesto. (Enlace aquí a 1.2 Fundación de una VOPE — Constitución). El proceso de administración de votación debería gestionar la candidatura, votación y nombramiento de los miembros de la Junta.
El proceso de elección y votación se puede administrar durante una reunión de los miembros como en una junta general. Sin embargo, debido a que muchas VOPE tienen a sus socios dispersos en la geografía, optan por administrar sus elecciones de forma electrónica mediante la utilización de sistemas de administración de votaciones en internet. El proceso electoral normalmente se compone de cuatro pasos:
En cuestión de sistemas de administración de votaciones, hay dos opciones disponibles para las VOPE normalmente: Una opción es que el proceso de elección y votación se puede realizar durante una reunión de los miembros, como en una junta general, en la que los miembros pueden proponer y votar levantando las manos, con papeletas de votación o con dispositivos de entrada electrónicos. Las candidaturas se pueden realizar y confirmar durante la reunión o antes de la misma. Si se acaba el proceso de candidaturas antes de la reunión, se pueden imprimir papeletas de votación para ello. En sistemas de votación en papel, los votos se entregan y se cuentan a mano.
Como alternativa, estos sistemas pueden contar con un aparato de entrada electrónico y votos contados de forma electrónica. La votación en internet (también conocida como e-voting) usa sistemas electrónicos para ayudar en el llamamiento a las candidaturas, la selección y el recuento de votos.Debería estar disponible una lista de los miembros para permitir a los mismos tener información de quién puede ser propuesto. Una vez haya terminado el periodo para presentar candidaturas, los candidatos seleccionados deberían confirmar que están preparados para cumplir su labor como miembro de la Junta. En este momento se puede publicar información sobre los candidatos en el sitio web o a través de comunicaciones por correo electrónico relevantes. Cuando se declara abierta la votación, los socios pueden enviar sus votos de forma electrónica usando ordenadores/teléfonos inteligentes hasta que se cierre el tiempo de votación. Este sistema debería tener la funcionalidad adicional de garantizar que los socios son elegibles para votar y que solo pueden votar una vez. Los votos se cuentan de forma electrónica, se publican los resultados y se nombran a los miembros. Todo esto se puede realizar a través del sitio web de la VOPE si la funcionalidad está incluida en el diseño del sitio web.
Los dos sistemas de administración (supervisados o remotos) tienen costes distintos. La administración de la votación a través de una reunión puede parecer que tiene un bajo coste, pero se requiere más tiempo y esfuerzo en supervisar y contar votos. Los miembros pueden generar gastos de viaje. Un sistema de e-voting requeriría una comisión inicial pero ahorraría tiempo en administración y recuento. Por esta razón, el costo total del funcionamiento del sistema de administración de votación se debe tener en consideración desde el principio.
El sistema de administración de votación debería permitir a la VOPE lo siguiente:
Es obligatorio que se documenten claramente los pasos para la gestión del sistema, para obtener transparencia y porque es probable que haya rotación de personal. Se deberían desarrollar procedimientos de funcionamiento básico para la administración del proceso de votación, en los que se estipularán claramente las tareas, procesos, funciones y responsabilidades.
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