Descripción

Esta sección proporciona una descripción de la razón por la cual una VOPE necesita celebrar una Junta General Ordinaria Anual, y lo enlaza a una serie de herramientas, conjunto de herramientas y ejemplos para ayudarle a preparar la Junta General Ordinaria Anual de su VOPE.

Es normal que las VOPE y otras organizaciones sin ánimo de lucro tengan una Junta General Ordinaria Anual al menos una vez al año, durante la cual:

• el líder de la VOPE informa a los socios de la VOPE y a otras partes interesadas del progreso y los datos económicos;
• se elige un nuevo líder para la VOPE o se comparten los resultados de un proceso de elección en internet;
• se aprueban los cambios realizados en los documentos principales de la organización (como constitución o reglamentos, código de conducta, directrices profesionales) por parte de los socios reconocidos.

Los requisitos de las Juntas Generales Ordinarias Anuales se pueden incluir en la constitución de su VOPE o en otros documentos (legislativos). Normalmente, en estos documentos se determina el programa, la frecuencia de las reuniones, el periodo de notificación de las reuniones, el número mínimo de personas requerido para constituir un quórum en una junta general ordinaria anual, los historiales (como actas de reunión y registros).

Las juntas generales anuales normalmente son reuniones presenciales en la que los miembros y el líder se congregan, pero dependiendo de la naturaleza de su VOPE y los recursos a su disposición, se podría considerar algunas alternativas:

• Considerar la organización de la reunión presencial como un evento adicional después de un seminario o conferencia u otro evento donde se congregaría una amplia proporción de los miembros. Esto permitiría un ahorro de dinero en viajes para asistir a la junta general anual, y hace que sea más propenso que sus miembros se involucren en esta reunión.
• Si sus miembros están dispersos en la geografía, podría considerar organizar una junta general anual en internet usando un software de reuniones en internet. La OICE normalmente organiza juntas generales ordinarias anuales de esta forma.
• También podría utilizar un enfoque híbrido en el que su junta general se celebre de forma presencial con una serie de miembros, pero con otros en vivo (streaming), por ejemplo, y en el que la votación también se pueda realizar en internet.

Es importante preparar de forma adecuada la junta general ordinaria anual. Esto supone lo siguiente:

• preparar el lugar y los detalles logísticos de la reunión;
• preparar los informes importantes sobre progreso y financieros;
• enviar los avisos necesarios a socios;
• hacer circular un programa borrador (como el de la constitución y reglamentos) entre los socios para aprobación y contribuciones;
•  informar a socios de cualquier asunto que se va a someter a votación;
• distribuir la responsabilidad de presidir la reunión y presentaciones, llevar un registro de la asistencia y votación, crear actas de reunión, garantizar que la reunión se celebra según las normas de la constitución, planificación de imprevistos (como un tesorero enfermo);
•  tener a mano las copias impresas necesarias de los informes (que se podrían repartir antes de la reunión);
• preparar un registro de asistencia que distinga claramente entre miembros reconocidos (y los que tienen derecho a votar) y no miembros (si la legislación para la protección de la privacidad de individuos es aplicable en su país, garantice que la información que reúne en el registro de asistencia cumple con las cláusulas requeridas); y
• fijar fechas límite claras para el seguimiento posterior a la junta general ordinaria anual, cumplir los puntos en las actas de reunión y en los resultados de las votaciones/decisiones que tendrían que realizar los miembros. 

Temas normales/puntos del programa debatidos en una junta general ordinaria:

• cumplir las actas de reunión de juntas generales ordinarias anuales anteriores;
• aceptar el programa o hacer ajustes de última hora;
• informe del presidente;
• presentación a la junta general ordinaria, el líder, elementos de trabajo estratégicos (como cambios en los reglamentos, constitución, afiliación, etc.) y elecciones para puestos de poder;
•  informe del secretario;
• informar sobre las actividades y asuntos desde la última junta general, y sobre actividades y asuntos ya aprobados para el futuro;
• conciliación financiera y próximo presupuesto;
• todas las votaciones sobre decisiones que tomar, nuevos socios del comité, etc.; y
• cualquier otro asunto.