1. Creación de una VOPE
La sección 1 contiene información relacionada con las VOPE en el proceso de fundación y en el proceso de formalización. También trata asuntos importantes de gobernanza relacionados con las VOPE emergentes y desarrolladas.
1.1 Fundación de una VOPE
[1]
[2]
Descripción
Esta sección le ayudará a pensar en algunos de los primeros pasos que deberá tomar si desea fundar una VOPE. Encontrará algunos consejos valiosos y ejemplos en la lista de recursos al final de esta sección.
El Consejo de Afiliados Locales de la AEA (AEA Local Affiliates Council 2006) y Barbara Rosenstein (2013) recomiendan que algunos de los primeros pasos que se deben tomar al empezar una VOPE son los siguientes:
- Comprobar el interés y compromiso por parte de la comunidad de evaluación (a través del teléfono, correo electrónico, reuniones).
- Contactar a organizaciones de apoyo existentes (como la IOCE, otras VOPE regionales, organizaciones que se beneficiarían de la evaluación, como el gobierno u oficinas de la ONU...)
- Identificar y reunir evaluadores locales para una reunión inicial y algunas reuniones de seguimiento.
- Identificar la organización inicial:
- seleccionar un nombre;
- identificar una región geográfica, grupos de contribuyentes, grupos temáticos;
- creación de una declaración de misión o visión;
- identificar el liderazgo y punto de contacto (podrían ser grupos de trabajos y comités ejecutivos);
- crear una lista de afiliación;
- describir actividades en el pasado y actividades planificadas (una buena actividad para empezar sería una conferencia de inauguración o un taller);
- decidir cuál es la categoría mínima de status que la organización necesita (la VOPE puede ser al principio parte de otra institución); y
- organizar los procedimientos de carácter financiero —a través de una institución existente o de una cuenta bancaria separada.
- Solicitar apoyo para la financiación.
- Representar a los contribuyentes clave.
AEA: Starter Kit for Local Affiliates
Here is an example of how local affiliates of the American Evaluation Assosiation (AEA) are advised to go about their founding. This is a very useful resource for VOPEs. The starter kit includes information on Leadership, Structures and Activities while also provinding examples of membership forms and by-laws. Written by:Judith Ottoson. Supporting Materials Organized by:Susan Hewitt.
The Local Affiliates Council. (2006). Starter Kit for AEA Affiliates. American Evaluation Association. Retrieved February 2, 2014, from lacaea.org website.
Case Studies: Creating and Developing Evaluation Organisations (IOCE e-book)
Segone, M. & Ocampo, A. (eds). (2006). CREATING AND DEVELOPING EVALUATION ORGANIZATIONS. Lessons learned from Africa, Americas, Asia, Australasia, and Europe.
This is an IOCE e-book with case studies on how VOPEs were founded in Africa America, Asia, Australasia and Europe. Segone, M. & Ocampo, A. (eds). (2006). Creating and Developing Evaluation Organisations. The book includes lessons learned from Africa, Americas, Asia, Australasia, and Europe.
Founding a VOPE: Advice from Barbara Rosenstein
Barbara Rosenstein explains how the Israeli Association for Programme Evaluation founded their VOPE. Rosenstein, B. (2013). Private email communication.
SAMEA: Founding Document (2005)
South African Monitoring and Evaluation Association (2005). Founding Document. Retreived February 2, 2014, from http://www.samea.org.za/documents/SAMEA%20founding%20document.doc [8]
The South African Monitoring and Evaluation Association (SAMEA) created a founding document which outlined more than just their vision and mission, and eventually were used to incorporate the organization.
APEA: Vision, Mission and Objectives
Asia-Pacific Evaluation Association (2013). Objectives. Retrieved February 12, 2015, from http://www.mes.org.my/apea/ [10]
The Asia Pacific Association is a relatively new VOPE and captured their vision, mission and objectives on their website.
Common Nonprofit Startup Mistakes
Fritz, J. Common Nonprofit Startup Mistakes. Retrieved February 04, 2014 from: http://nonprofit.about.com/od/gettingstarted/a/What-Are-The-Most-Common-... [12]
Be aware of these common mistakes applicable to not for profit organizations like VOPEs.
Créer une association
"Ces sites internet ont été sélectionnés en fonction de leur pertinence pour l'étude et la recherche en matière de vie associative, de bénévolat et de citoyenneté. Pour l'essentiel, ce sont des portails qui facilitent l'accès à d'autres sites. Ils sont en grande majorité suisses et francophones, avec, le plus souvent des références internationales de qualité. Nous indiquons, aussi, un certain nombre de sites d'ordre didactique qui ont pour objectif la facilitation du développement de projet. "
Comment mettre sur pied un organisme
Initiative canadienne sur le benevolat.
APEM: Proces verbal de l'assemblee constitutice de l'association
APEM.
Process verbal de l'assemblee constitutive de l'association puor la promotion de l'evaluation au Mali (APEM).
1.2 Determinación de su carácter oficial
- [20]
- [21]
Descripción
Esta sección le ayudará a sopesar si debería constituir la VOPE de forma oficial o si debería seguir manteniéndola en funcionamiento como una red no oficial.
De acuerdo con Kriel (2006), la mayoría de las VOPE empiezan como redes no oficiales (informales) y solo se embarcan en el proceso de dotación de carácter oficial cuando se convierte en algo necesario. Al apresurarse a una dotación de carácter oficial prematura se puede provocar que los recursos valiosos de la VOPE sean capturados en sistemas y procesos burocráticos y por lo tanto descuidando las funciones y servicios básicos de trabajo en red de la VOPE. Algunos de los argumentos a favor y en contra de la determinación del carácter oficial de una VOPE se detallan a continuación:
Los pros y contras de una organización con estructura no oficial o informal son:
|
Pros |
Contras |
|
Apoya la independencia y autonomía de sus socios. |
Limitación de la responsabilidad y (por lo tanto) de la participación de los socios ya que toda la participación es voluntaria. |
|
Es costo-eficaz y no requiere una financiación considerable. |
No permite procedimientos financieros oficiales y administración (por ejemplo, no permite pagar cuotas por pertenecer a la organización y obstruye la movilización de recursos y la obtención de fondos. |
|
Acelera los procesos de tomas de decisiones. |
Depende fuertemente de la personalidad del coordinador en las decisiones estratégicas. |
|
Es flexible. |
Es frágil (por ejemplo, no permite un anclaje firme de la organización en la sociedad civil). |
|
Elude asuntos de control por socios y simpatizantes externos. |
Obstaculiza la extensión y el establecimiento de asociaciones seguras. |
|
Simplifica el modo de funcionamiento al permitir sistemas descentralizados y tareas de secretaría basada en la iniciativa de los socios. |
No puede imputar la responsabilidad a una estructura de gestión y administración. |
Antes de la determinación de su carácter oficial, quizá sería conveniente que su VOPE mantuviera un historial y una base de apoyo organizando uno o dos eventos, como un congreso de evaluación o una sesión de formación, en colaboración con otra organización que ya esté establecida. Una sede institucional para los inicios de una red no oficial de evaluadores y de usuarios de evaluación podría ser una universidad, una organización internacional, una dependencia gubernamental o un ministerio; o, en algunos casos, incluso una consultora pública y transparente. Bastantes VOPE en África evolucionaron como consecuencia de las conferencias que organizó la Asociación Africana de Evaluación (African Evaluation Association) en colaboración con grupos locales de personas involucradas en la evaluación. SAMEA es una de estas organizaciones que se desarrolló después de la conferencia AfrEA 2004 que se celebró en Ciudad del Cabo con el apoyo de un organismo de vigilancia gubernamental independiente.
Aunque una organización sede sería una buena sede institucional para una red de evaluadores no oficial y para usuarios de evaluación, algunos asuntos como la independencia, la representatividad y la transparencia quizá justifiquen la decisión de incluirse como una entidad legal separada.
AEA: Starter Kit for Local Affiliates
Here is an example of how local affiliates of the American Evaluation Assosiation (AEA) are advised to go about their founding. This is a very useful resource for VOPEs. The starter kit includes information on Leadership, Structures and Activities while also provinding examples of membership forms and by-laws. Written by:Judith Ottoson. Supporting Materials Organized by:Susan Hewitt.
The Local Affiliates Council. (2006). Starter Kit for AEA Affiliates. American Evaluation Association. Retrieved February 2, 2014, from lacaea.org website.
Case Studies: Creating and Developing Evaluation Organisations (IOCE e-book)
Segone, M. & Ocampo, A. (eds). (2006). CREATING AND DEVELOPING EVALUATION ORGANIZATIONS. Lessons learned from Africa, Americas, Asia, Australasia, and Europe.
This is an IOCE e-book with case studies on how VOPEs were founded in Africa America, Asia, Australasia and Europe. Segone, M. & Ocampo, A. (eds). (2006). Creating and Developing Evaluation Organisations. The book includes lessons learned from Africa, Americas, Asia, Australasia, and Europe.
RéBuSE: Plan de Travail 2012-2014
Plan de travail du RéBuSE 2012-2014.
La SFE c’est...
La SFE c’est...
Plaquette_Presentation.
Société Française de l'évaluation (SFE).
1.3. Definición de una Visión y una Misión
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- [25]
Descripción
En esta sección se le recordarán algunos de los detalles importantes que debería considerar al desarrollar una Visión y Misión para su organización. Se incluyen algunos ejemplos en la lista de recursos.
Cuando un grupo de evaluadores decide empezar una VOPE, es lógico pensar tanto en la forma como en la función. La forma de una VOPE debería decidirse una vez se establezcan los objetivos de la misma, esto es, cuando se haya definido la función de la VOPE. Esto supone que, antes de que una VOPE se empiece a preocupar demasiado sobre quién debería ser el presidente y a quién se debería permitir ser socio de la misma, sus miembros impulsores tendrían que identificar sus oportunidades y ámbitos de prioridad para producir resultados. Este proceso define la visión, misión y objetivos clave.
AEA Local Affiliates Council (2006) proporciona una descripción útil de visión y misión para las VOPE:
«El objetivo, misión o visión del grupo —llámalo como quiera— es uno de los primeros pasos importantes. Esta declaración general ayuda a esclarecer el motivo por el que se realizan los esfuerzos del grupo... Si se tiene presente esta visión, nos puede ayudar a preservar el grupo en las tareas del futuro.»
AEA Local Affiliates Council proporciona una lista de objetivos comunes para las asociaciones de evaluación:
- mejorar las prácticas de la evaluación;
- aumentar el uso de la evaluación;
- fomentar la evaluación como una profesión;
- apoyar las contribuciones de la evaluación para la generación de teorías y conocimiento sobre una acción humana eficaz;
- compartir recursos;
- mejorar las redes de contacto entre los evaluadores en el área cercana;
- crear una comunidad profesional;
- mejorar la competencia profesional;
- sensibilizar sobre la profesión de evaluación;
- conectar evaluadores con los que buscan expertos en evaluación;
- aumentar la diversidad de la profesión de evaluación;
- proporcionar servicios a la comunidad.
También advierten de lo siguiente:
«Al desarrollar su misión, visión u objetivos, sin duda, seleccionará los que están en armonía con el contexto, recursos e intereses de su “nivel” de (desarrollo). Sea como sea el enfoque que le dé, la misión y objetivos dibujarán el esquema de los siguientes pasos.»
AEA: Starter Kit for Local Affiliates
Here is an example of how local affiliates of the American Evaluation Assosiation (AEA) are advised to go about their founding. This is a very useful resource for VOPEs. The starter kit includes information on Leadership, Structures and Activities while also provinding examples of membership forms and by-laws. Written by:Judith Ottoson. Supporting Materials Organized by:Susan Hewitt.
The Local Affiliates Council. (2006). Starter Kit for AEA Affiliates. American Evaluation Association. Retrieved February 2, 2014, from lacaea.org website.
APEA: Vision, Mission and Objectives
Asia-Pacific Evaluation Association (2013). Objectives. Retrieved February 12, 2015, from http://www.mes.org.my/apea/ [10]
The Asia Pacific Association is a relatively new VOPE and captured their vision, mission and objectives on their website.
SAMEA: Founding Document (2005)
South African Monitoring and Evaluation Association (2005). Founding Document. Retreived February 2, 2014, from http://www.samea.org.za/documents/SAMEA%20founding%20document.doc [8]
The South African Monitoring and Evaluation Association (SAMEA) created a founding document which outlined more than just their vision and mission, and eventually were used to incorporate the organization.
Réseau Nigérien de Suivi et Evaluation (ReNSE)
RéBuSE: Plan de Travail 2012-2014
Plan de travail du RéBuSE 2012-2014.
ReNSE: Plan d'actions 2013
Réseau Nigérien de Suivi et Evaluation (ReNSE).
PLAIDOYER POUR UN APPUI INSTITUTIONNEL AU ReNSE (PAIR) : Plan d'actions 2013.
1.4. Creación de Constituciones, Documentos de Fundación y Reglamentos
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- [29]
Descripción
Esta sección proporciona algunas ideas sobre la formalización de las reglas de funcionamiento más básicas de su VOPE en una constitución, documento fundacional o serie de reglamentos. Se incluyen algunas herramientas, consejos y ejemplos en los recursos.
Como parte del proceso de fundación, su organización querrá sentar algunas reglas básicas de funcionamiento. Esto es una buena idea independientemente de si elige convertirse en una entidad legal independiente incorporando su VOPE o no. Las reglas más básicas de funcionamiento se incluyen normalmente en una constitución, documento fundacional o reglamento. Si su organización tiene pensado registrarse como entidad legal, una constitución, un documento fundacional o un reglamento se convierte normalmente en una base legal de funcionamiento. Por lo tanto, quizá sea necesario comprobar si su documento fundacional es coherente con la legislación en su contexto/país.
Dependiendo de los requisitos legales que se apliquen en su país, estado o provincia, y el tipo de organización que elija (por ejemplo, una organización sin ánimo de lucro en contraposición a una empresa), quizá necesite escribir una constitución, reglamentos, artículos y memorandos de asociación, u otros documentos fundacionales que constituyan la base operacional y/o legal de su organización. Quizá sea posible buscar plantillas disponibles de constituciones/reglamentos para el registro de organizaciones como organizaciones sin ánimo de lucro o no gubernamentales en su país. Sería conveniente que consultara a un profesional en derecho para obtener consejos antes de finalizar su constitución/reglamentos. El abogado podría realizar un borrador de sus reglamentos si no hay plantillas disponibles. Precaución: Asegúrese de que el idioma no sea demasiado complicado.
AEA: Starter Kit for Local Affiliates
Here is an example of how local affiliates of the American Evaluation Assosiation (AEA) are advised to go about their founding. This is a very useful resource for VOPEs. The starter kit includes information on Leadership, Structures and Activities while also provinding examples of membership forms and by-laws. Written by:Judith Ottoson. Supporting Materials Organized by:Susan Hewitt.
The Local Affiliates Council. (2006). Starter Kit for AEA Affiliates. American Evaluation Association. Retrieved February 2, 2014, from lacaea.org website.
Community Toolbox: Writing Bylaws
The Community Toolbox. Developing a Strategic Plan and Organizational Structure. Chapter 9. Developing an Organizational Structure for the Initiative. Section 7. Writing Bylaws. Retieved February 19, 2014 from http://ctb.dept.ku.edu/en/table-of-contents/structure/organizational-str... [31]
The Community Toolbox contains a rich set of information with step by step descriptions of how to develop your bylaws relevant to community health organizations.
Community Toolbox: Bylaws Checklist
The Community Toolbox. Developing a Strategic Plan and Organizational Structure. Chapter 9. Developing an Organizational Structure for the Initiative. Section 7. Writing Bylaws. Checklist. Retieved February 19, 2014 from http://ctb.dept.ku.edu/en/table-of-contents/structure/organizational-str... [33]
The Community Toolbox put together a checklist to ensure all of the recommendations in the main resource mentioned above, has been addressed.
Community of Evaluators, South Asia: Draft Operational Guidelines/By-Laws
Community of Evaluators, South Asia, January 2013. Draft CoE Operational Guidelines / By-Laws. Retrieved February 17, 2014, from http://communityofevaluators.org/wp-content/uploads/2012/12/CoE-Operatio... [35]
The Community of Evaluators, South Asia is an emerging network of evaluators. Their bylaws reflects their growing status.
AGDEN: Examples of VOPE constitutions / bylaws.
One example. More examples can be requested from vopetoolkit@gmail.com [36].
1.5 Registro como entidad legal
- [38]
- [39]
Descripción
Esta sección le ayudará a pensar en algunos de los primeros pasos que deberá tomar si desea registrar su VOPE como una entidad legal.
Una vez que haya decidido proporcionarle el carácter oficial a su organización, necesitará registrarla como una entidad legal. Dependiendo del país, estado o provincia en el que decida registrar su VOPE, habrá diferentes tipos de organizaciones para elegir. Los diferentes tipos de organizaciones se asocian normalmente a unos requisitos legales, de contabilidad e impuestos específicos. ¿Se deberían entonces considerar estructuras que permitan la mayor flexibilidad a la vez que permitan la condición legal suficiente para operar una cuenta bancaria separada y tener tranquilos a los donantes y socios potenciales sobre la gobernanza de los recursos?
Sería inteligente consultar a un profesional relevante con experiencia contable, financiera y/o de derecho para la elección de una forma legal apropiada. En algunos casos, se puede contratar los servicios de estas personas a un precio reducido si utiliza las redes a disposición de sus voluntarios y organizaciones donantes potenciales.
Si su VOPE está justo empezando, tendría sentido incluir a los socios activos de su equipo de trabajo inicial como los primeros funcionarios/directores con responsabilidades. Después se puede llevar a cabo un proceso electoral para reemplazar a estos miembros cuando haya pasado un periodo de tiempo determinado. Se debería celebrar un proceso electoral en los primeros dos años.
El Consejo de Afiliaciones Locales de la AEA (AEA Local Affiliates Council,2006) y Barbara Rosenstein (2013) recomiendan que algunos de los primeros pasos que se tomen sean los siguientes:
- Comprobar el interés y compromiso por parte de la comunidad de evaluación (a través teléfono, correo electrónico, reuniones).
- Contactar a organizaciones de apoyo existentes (como la IOCE, otras VOPE regionales, organizaciones que se beneficiarían de la evaluación como el gobierno u oficinas de la ONU...)
- Identificar y reunir evaluadores locales para una reunión inicial y algunas reuniones de seguimiento.
- Identificar la organización inicial:
- seleccionar un nombre;
- identificar una región geográfica;
- creación de una declaración de misión o visión;
- identificar el liderazgo y punto de contacto (podrían ser grupos de trabajos y comités ejecutivos);
- crear una lista de afiliación;
- describir actividades en el pasado y actividades planificadas (una buena actividad para empezar sería una conferencia de inauguración o un taller);
- decidir cuál es la categoría mínima de la organización que necesita (la VOPE puede ser al principio parte de otra institución); y
- organizar los procedimientos de carácter financiero a través de una institución existente o de una cuenta bancaria separada.
- Solicitar apoyo para la financiación.
Usted se asegura así de que haya suficiente interés para apoyar una organización sostenible antes de registrar su VOPE como una entidad oficial.
AEA: Starter Kit for Local Affiliates
Here is an example of how local affiliates of the American Evaluation Assosiation (AEA) are advised to go about their founding. This is a very useful resource for VOPEs. The starter kit includes information on Leadership, Structures and Activities while also provinding examples of membership forms and by-laws. Written by:Judith Ottoson. Supporting Materials Organized by:Susan Hewitt.
The Local Affiliates Council. (2006). Starter Kit for AEA Affiliates. American Evaluation Association. Retrieved February 2, 2014, from lacaea.org website.
Madagascar: Manuel de procédures pour la création d'ONG
Manuel de procédures pour la création d'ONG et les conseils régionaux d'ONG.
1.6. Establecimiento de una normativa y un registro de afiliación
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Descripción
Esta sección le ayudará a pensar en algunos de los primeros detalles para el establecimiento de una normativa de afiliación y le proporcionará algunos ejemplos de gestión de los socios de una VOPE.
Los socios o miembros de su VOPE son el motor de su organización y, como tales, su VOPE debe esforzarse en comunicarse con ellos y hacer que se involucren de forma continua. Con este propósito, se debería desarrollar y mantener un Registro y Normativa de Afiliación. Una vez se establezca la normativa de afiliación, se puede planificar e implementar el funcionamiento real del sistema de administración de afiliación.
La normativa de afiliación de su VOPE informará a sus socios potenciales de los beneficios y servicios de los que podrán disfrutar si se unen a su organización. La Sociedad Australiana de Evaluación (Australian Evaluation Society) hace el siguiente llamamiento a la participación en su organización en su sitio web: «Si estos servicios y beneficios mejoran su perfil profesional y fomentan su desarrollo profesional, únase a la Sociedad Australiana de Evaluación.» (Página web de la Sociedad Australiana de Evaluación en www.aes.asn.au/ [44] join-the-aes/service-and-benefits)
Su organización debería incluir algunos de los siguientes apartados en su normativa de afiliación:
- beneficios y servicios;
- tipos de afiliación (e incluir los requisitos, beneficios y cuotas para cada tipo);
- requisitos para ser socio (si existen); y
- proceso de afiliación.
Muchas VOPE han clasificado a sus socios en diferentes categorías, permitiéndoles adaptar las cuotas y beneficios por ser socio a los distintos requisitos de socios potenciales. Por ejemplo, su VOPE podría ofrecer unas cuotas de inscripción más bajas para socios estudiantes que para el resto de socios, o podría hacer que organizaciones paguen una cuota anual permitiendo a todos sus empleados beneficiarse de la VOPE. Es importante clarificar y definir detalladamente los tipos de afiliación más importantes antes de intentar administrar el sistema de membresía. Aquí ofrecemos una lista con algunos tipos de afiliación que podría tener en cuenta:
- Normal.
- Estudiante.
- Conjunta: Miembros que se unen a una Asociación de Evaluación se pueden unir a otra organización sin ningún costo o pagando una cuota reducida. Por ejemplo, AEA y CES: «Para los socios cuya afiliación primaria es con la Canadian Evaluation Society. La Afiliación Básica Conjunta de CES (75 $) incluye suscripciones a dos revistas en formato de papel y a cuatro en formato electrónico. La E-Afiliación Conjunta (65 $) solo incluye acceso electrónico a cuatro revistas.» (sitio web de la Asociación Americana de Evaluación, AEA http://www.eval.org/p/cm/ld/fid=15 [45]).
- Organización: Organizaciones que realizan evaluaciones.
- Organizacional: Organizaciones que encargan evaluaciones.
- Registro como Invitado no socio: AEA proporciona acceso a invitados a su sitio web de la siguiente manera: «Si intenta crear un perfil y saber más sobre AEA, por favor, regístrese en el sitio web como invitado no socio y se le ofrecerá acceso limitado al sitio. La categoría le permite registrarse en eventos como no socio y también puede subir de categoría a socio pleno en cualquier momento.» (Página web de la Asociación Americana de Evaluación http://www.eval.org/p/cm/ld/fid=15 [45]).
Quizá tenga algunos requisitos más, esto es, un proceso de registro al que se tienen que adherir los socios potenciales para ser reconocidos como socios. Es importante que se documenten también estos requisitos. La Asociación Australiana de Evaluación pide a sus socios potenciales que lean la AES Code of Ethical Conduct (Código de la AES de Conducta Ética) antes de completar la solicitud de afiliación.
Un registro de socios proporciona información sobre los socios de su VOPE. Se deben tomar decisiones sobre cómo hacer que esta información esté disponible y se debería hacer que los socios estén informados de su normativa de acceso a la información de afiliación. Puede restringir el acceso al registro de socios a otros socios registrados o, como alternativa, puede pedirle a los socios individualmente que elijan si quieren publicar sus detalles de contacto en su sitio web o no.
AES: Services and benefits for members
AES: Service and Benefits. Retrieved February 10, 2015, from http://www.aes.asn.au/join-the-aes/services-and-benefits.html [47]
The Australasian Evaluation Society (AES) list the service and benefits their members can enjoy on their website.
EES: Membership benefits
EES: EES membership benefits. Retreived September 25, 2014, from http://europeanevaluation.org/membership/benefits [49]
The European Evaluation Society (EES) list the service and benefits for different types of members on their website.
AEA: Member Types and fees
AEA: JOIN AEA. Retrieved Feb 10, 2015 from http://www.eval.org/p/cm/ld/fid=15 [45]
The American Evaluation Society (AEA) publishes information on the different types of members and the relevant fees on their website.
AES: Organisational Membership
AES: Benefits for Organisaional Members. Retreived February 14, 2015, from http://www.aes.asn.au/organisational-membership.html [52]
The Australasian Evaluation Society (AES) highlights the service and benefits organisational members can enjoy.
RéBuSE: Procès verbal (PV) de renouvellement de bureau exécutif du RéBuSE
Réseau Burkinabé de Suivi et d’Evaluation (RéBuSE). 2012.
RéBuSE: Depliant
Discussion: How to increase membership of a young VOPE
This resource is a link to a long e-discussion on the gendereval.ning.com forum in which an amazing variety of our colleagues around the world have shared experiences and suggestions on the topic of “How to increase membership of a young VOPE.” Jim Rugh makes the following comments about this discussion: Really good gems within that long forum! Including (among others) from Ziad Moussa, Mark Abrahams, Silvia Salinas Mulder, Laura Gagliardone and others as well as a very insightful and comprehensive document; “The 10-Point VOPE Membership Recruitment Strategy” posted by Awuor Ponge on June 29, 2017. "
1.7 Organización de Juntas Generales Ordinarias Anuales
- [58]
- [59]
Descripción
Esta sección proporciona una descripción de la razón por la cual una VOPE necesita celebrar una Junta General Ordinaria Anual, y lo enlaza a una serie de herramientas, conjunto de herramientas y ejemplos para ayudarle a preparar la Junta General Ordinaria Anual de su VOPE.
Es normal que las VOPE y otras organizaciones sin ánimo de lucro tengan una Junta General Ordinaria Anual al menos una vez al año, durante la cual:
- el líder de la VOPE informa a los socios de la VOPE y a otras partes interesadas del progreso y los datos económicos;
- se elige un nuevo líder para la VOPE o se comparten los resultados de un proceso de elección en internet;
- se aprueban los cambios realizados en los documentos principales de la organización (como constitución o reglamentos, código de conducta, directrices profesionales) por parte de los socios reconocidos.
Los requisitos de las Juntas Generales Ordinarias Anuales se pueden incluir en la constitución de su VOPE o en otros documentos (legislativos). Normalmente, en estos documentos se determina el programa, la frecuencia de las reuniones, el periodo de notificación de las reuniones, el número mínimo de personas requerido para constituir un quórum en una junta general ordinaria anual, los historiales (como actas de reunión y registros).
Las juntas generales anuales normalmente son reuniones presenciales en la que los miembros y el líder se congregan, pero dependiendo de la naturaleza de su VOPE y los recursos a su disposición, se podría considerar algunas alternativas:
- Considerar la organización de la reunión presencial como un evento adicional después de un seminario o conferencia u otro evento donde se congregaría una amplia proporción de los miembros. Esto permitiría un ahorro de dinero en viajes para asistir a la junta general anual, y hace que sea más propenso que sus miembros se involucren en esta reunión.
- Si sus miembros están dispersos en la geografía, podría considerar organizar una junta general anual en internet usando un software de reuniones en internet. La OICE normalmente organiza juntas generales ordinarias anuales de esta forma.
- También podría utilizar un enfoque híbrido en el que su junta general se celebre de forma presencial con una serie de miembros, pero con otros en vivo (streaming), por ejemplo, y en el que la votación también se pueda realizar en internet.
Es importante preparar de forma adecuada la junta general ordinaria anual. Esto supone lo siguiente:
- preparar el lugar y los detalles logísticos de la reunión;
- preparar los informes importantes sobre progreso y financieros;
- enviar los avisos necesarios a socios;
- hacer circular un programa borrador (como el de la constitución y reglamentos) entre los socios para aprobación y contribuciones;
- informar a socios de cualquier asunto que se va a someter a votación;
- distribuir la responsabilidad de presidir la reunión y presentaciones, llevar un registro de la asistencia y votación, crear actas de reunión, garantizar que la reunión se celebra según las normas de la constitución, planificación de imprevistos (como un tesorero enfermo);
- tener a mano las copias impresas necesarias de los informes (que se podrían repartir antes de la reunión);
- preparar un registro de asistencia que distinga claramente entre miembros reconocidos (y los que tienen derecho a votar) y no miembros (si la legislación para la protección de la privacidad de individuos es aplicable en su país, garantice que la información que reúne en el registro de asistencia cumple con las cláusulas requeridas); y
- fijar fechas límite claras para el seguimiento posterior a la junta general ordinaria anual, cumplir los puntos en las actas de reunión y en los resultados de las votaciones/decisiones que tendrían que realizar los miembros.
Temas normales/puntos del programa debatidos en una junta general ordinaria:
- cumplir las actas de reunión de juntas generales ordinarias anuales anteriores;
- aceptar el programa o hacer ajustes de última hora;
- informe del presidente;
- presentación a la junta general ordinaria, el líder, elementos de trabajo estratégicos (como cambios en los reglamentos, constitución, afiliación, etc.) y elecciones para puestos de poder;
- informe del secretario;
- informar sobre las actividades y asuntos desde la última junta general, y sobre actividades y asuntos ya aprobados para el futuro;
- conciliación financiera y próximo presupuesto;
- todas las votaciones sobre decisiones que tomar, nuevos socios del comité, etc.; y
- cualquier otro asunto.
Alberta Agriculture and Rural Development: Preparing for your (AGM)
Alberta Agriculture and Rural Development Ministry. Preparing for your Annual General Meeting (AGM). Retreived February 20, 2014, from http://www1.agric.gov.ab.ca/ [62]$department/deptdocs.nsf/all/rsv11667/$FILE/preparingforyourannualgeneralmeeting.pdf
The Alberta Agriculture and Rural Development Ministry prepared a checklist which has some useful ideas for preparing for an AGM from as early as 3 months prior to the meeting.
Resource Centre: Organise Meetings
Resource Centre. Making your group work well. Organising meetings. Retreived February 20, 2014, from http://www.resourcecentre.org.uk/information-category/making-your-group-... [64]
The UK based Resource Centre for Community Groups, prepared a useful toolbox on preparing for public meetings, relevant to community based organizations like crèches. Some of this information is useful to VOPEs too.
EES: Notice of AGM
European Evaluation Society. Notice of Annual General Meeting, Paris, France. 7 March 2014. Retreived February 20,2014, from http://europeanevaluation.org/news/annual-general-meeting-paris-france [66]
The European Evaluation Society (EES) published this notice about its AGM on its website.
IOCE: AGM Materials
IOCE AGM Materials, December 2012. Retreived February,20, 2014 from http://www.ioce.net/download/agm/2012/IOCE_AGM2012_Presentation.pdf [68]
The IOCE prepared the following set of documents for its 2012 AGM which was held as a webinar, followed by a week’s email discussion.
IDEAS: Minutes of Annual General Meeting
IDEAS MINUTES OF ANNUAL GENERAL MEETING. DATE: 03 July 2008, TIME: 17:30 hrs, VENUE: IPDET, Ottawa, Canada. Retreived February 20, 2014, from http://ow.ly/tOACi [70]
IDEAS made the following minutes available of their 2008 AGM.
AES: Annual Report (2012-2013)
Australasian Evaluation Society Annual Report (2012-2013). Retrieved February 20, 2014, from http://www.aes.asn.au/images/stories/files/About/Annual%20Reports/AES_an... [72]
The American Evaluation Society (AES) published a beautiful and comprehensive annual report on their website in 2012.
CES: AGM Minutes, Financial and Annual reports
Canadian Evaluation Society (CES). List of Annual Reports, Financial Statements and AGM's. Retrieved February,10, 2015 from http://old.evaluationcanada.ca/site.cgi?s=2&ss=2&_lang=en4 [75]
The Canadian Evaluation Society (CES) every year makes available their AGM minutes, financial reports, and annual reports. All these documents are published on the website.
RenSE: Compte rendu de l'Assemblee Generale. 14 Avril 2012
Réseau Nigérien de Suivi et Evaluation (ReNSE).
COMPTE RENDU DE L’ASSEMBLEE GENERALE DU ReNSE 14 AVRIL 2012
http://www.rense-niger.org/ [77]
RNEB: Invitation à I'Assemblée Générale
Réseau National des Evaluateurs du Burundi (RNEB).
Invitation à I'Assemblée Générale. 2014.
SEVAL: Invitation à l’Assemblée générale et au Congrès annuel 2013
Invitation à l’Assemblée générale et au Congrès annuel 2013 de la SEVAL sur le thème: "Evaluation et (Nouveau) Management Public - parallèles et synergies".