1.7 Accueillir des assemblées générales annuelles

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Description

Cette section fournit une description sur la nécessité pour une VOPE de tenir une assemblée générale annuelle, et fait le lien vers divers outils, trousses et exemples pour vous aider à préparer l’AGA de votre VOPE.

Il est normal pour les VOPE et les autres organisations à but non lucratif d’avoir une assemblée générale annuelle au moins une fois par an, pendant laquelle :

la direction de la VOPE fait un rapport aux membres de la VOPE et aux autres parties intéressées sur le déroulement et les finances ;

la nouvelle direction de la VOPE est élue ou les résultats du processus d’élection en ligne partagés.

les changements des documents organisationnels fondamentaux (comme la constitution ou les statuts, le code de conduite et les instructions professionnelles) sont approuvés par les membres en règle.

Les conditions d’une AGA peuvent être expliquées clairement dans la constitution et d’autres documents (juridiques) de votre VOPE. Elles déterminent en général l’ordre du jour, la fréquence des réunions, le délai de préavis des réunions, le nombre minimum de personnes requis pour constituer un quorum à une AGA, les archives à constituer (comme les minutes et les registres de présence), et les processus de vote.

Une AGA est généralement organisée comme une réunion en face à face où les membres et la direction se rassemblent, mais selon la nature de votre VOPE et des ressources dont vous disposez, vous pouvez vouloir envisager d’autres solutions :

Vous pouvez accueillir votre réunion face à face comme un événement supplémentaire après un séminaire ou une conférence ou un autre événement où une grande partie de vos membres est susceptible de se réunir. Cela permet d’économiser sur les frais de déplacement pour l’AGA et rend plus facile pour les membres de s’engager dans la réunion ;

Si vos membres ne se trouvent pas dans la même zone géographique, vous pouvez envisager une AGA en ligne en utilisant un logiciel de réunion en ligne. L’OICE organise généralement ses AGA de cette façon ;

Ou vous pouvez vouloir utiliser une approche hybride où l’AGA est en face à face avec un certain nombre de membres, mais par exemple diffusée en direct et où l’on peut aussi voter en ligne.

Il est important de se préparer correctement à l’AGA. Cela signifie :

avoir organisé le lieu et la logistique de la réunion ;

avoir préparé des rapports financier et périodique pertinents ;

avoir envoyé les préavis nécessaires aux membres ;

avoir fait circuler une version préliminaire de l’ordre du jour (prévu par la constitution ou les statuts) aux membres pour approbation et contribution.

avoir informé les membres de tous les sujets qui seront soumis au vote ;

avoir réparti les responsabilités concernant la présidence de la réunion et la réalisation des présentations, la tenue du registre des présences et du vote, de la prise des minutes, de l’accord entre le déroulement de la réunion et ce que prévoit la constitution, de la planification des imprévus (comme un trésorier soudainement malade);

avoir en main les copies papiers nécessaires des rapports (qui peuvent être distribuées en amont de la réunion) ;

avoir préparé un registre des présences qui distingue clairement les membres en règle (et donc avec le droit de vote) et les non-membres (si la législation de la protection de la vie privée est applicable dans votre pays, assurez-vous que l’information que vous collectez dans le registre des présences est en conformité avec les conditions de la loi) ; et

avoir défini des dates limites claires pour le suivi post-AGA, le procès-verbal de la réunion et les résultats des votes / les décisions qui doivent être mis à la disposition des membres.

Les sujets / points de l’ordre du jour habituellement discutés dans une AGA :

le procès-verbal de la précédente AGA ;

l’adoption de l’ordre du jour ou ajustements de dernière minute ;

le rapport du (de la) président(e) ;

l’introduction de l’AGA, de la direction, des éléments de travail stratégiques (comme des changements dans les statuts, la constitution, l’adhésion etc. et des élections pour les postes de dirigeants) ;