1.2 Décider d’une formalisation

 Description

Cette section vous aidera à déterminer si vous devez formaliser la VOPE ou continuer à la diriger en tant que réseau informel.

Selon Kriel (2006), la plupart des VOPE commencent en tant que réseaux informels et démarrent le processus de formalisation seulement quand cela s’avère nécessaire. Se précipiter dans  une formalisation prématurée peut pousser  les précieuses ressources de la VOPE dans des systèmes et des processus bureaucratiques, négligeant ainsi les fonctions et services relationnels essentiels à une VOPE. Certains des arguments pour et contre la formalisation sont présentés ci-dessous :

Les avantages et inconvénients d’une structure organisationnelle informelle sont :

Avantages

Inconvénients

Soutient l’indépendance et l’autonomie des membres

Limite l’imputabilité et (par conséquent) la participation des membres, puisque toute la participation reste basée sur le volontariat

Est rentable et ne requiert pas de financement durable

Ne permet pas d’accéder aux procédures financières et aux ressources administratives officielles (par exemple, ne permet pas de facturer des frais d’inscription et est un obstacle à la mobilisation et à la collecte de fonds des ressources)

Accélère les processus de prise de décision

Dépend fortement de la personnalité du responsable des décisions stratégiques

Est flexible

Est fragile (par exemple, ne permet pas un ancrage solide de l’organisation dans la société civile)

Contourne les problèmes de contrôle des partenaires et sympathisants extérieurs

Gêne l’extension et l’établissement de partenariats fiables

Simplifie le fonctionnement en permettant la décentralisation aux systèmes et fonctions de secrétariat basés sur l’initiative des membres

Ne peut pas demander des comptes aux structures de gestion et d’administration

 

Avant la formalisation, il peut être intéressant pour votre VOPE de faire ses preuves et de construire une base de d’appui, en accueillant un ou deux événements comme un séminaire sur l’évaluation, ou une session de formation au partenariat avec une autre organisation déjà établie.  Une université ou une organisation internationale, un département ou un ministère du gouvernement, ou dans certains cas un cabinet-conseil ouvert et transparent peut être un premier foyer institutionnel pour un réseau informel d’évaluateurs et d’utilisateurs de l’évaluation. Quelques VOPE africaines ont évolué après que l’Association pour l’Evaluation en Afrique ait accueilli des conférences en associations avec des groupes locaux de personnes impliquées dans l’évaluation. La SAMEA (Association Sud-Africaine de Suivi et d’Evaluation) est une de ces organisations qui s’est développée après que la conférence de 2004 de l’AEA ait été organisée au Cap, avec le soutien d’un organe gouvernemental indépendant de surveillance.

Bien qu’une organisation d’accueil puisse être un bon foyer institutionnel pour un réseau informel d’évaluateurs et d’utilisateurs de l’évaluation, des questions d’indépendance, de représentativité et d’ouverture peuvent justifier la décision de constituer une entité juridique séparée.

Keywords: 
Formalization, Founding

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